3 façons intelligentes pour les entrepreneurs de gagner du temps en affaires

3 façons intelligentes pour les entrepreneurs de gagner du temps en affaires

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Les entrepreneurs sont comme des flocons de neige – chacun de nous est unique. Mais le seul trait que nous partageons presque tous: nous n’avons pas assez de temps de nos jours pour tout faire. Ce n’est pas que nous gérons mal notre temps (bien que cela puisse être un facteur contributif). Les propriétaires de petites entreprises ont tellement à faire.

Ce n’est pas comme s’il n’y avait aucune conséquence lorsque nous manquions de temps. Pendant que vous passez du temps à travailler sur des tâches plus banales, quelque chose d’important pourrait passer entre les mailles du filet, vous coûter une opportunité lucrative.

Étant donné qu’il n’y aura jamais plus de 24 heures par jour, voici quelques conseils pour maximiser la productivité, afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre petite entreprise:

Utiliser un calendrier

Cela semble simple, non? Mais trop de propriétaires d’entreprise ne s’en soucient tout simplement pas. Si vous préférez utiliser un calendrier physique, c’est très bien. Il est important d’utiliser le type de calendrier avec lequel vous êtes le plus à l’aise, afin que vous l’utilisiez réellement.

Cela dit, conserver plusieurs calendriers à différents endroits augmente les chances que quelque chose ne soit pas saisi et que vous manquiez des appels, des rendez-vous ou des réunions.

Un choix judicieux consiste à utiliser un calendrier basé sur le cloud. Cela vous permet de créer un calendrier central, afin que vous puissiez accéder à vos informations où que vous soyez sur n’importe lequel de vos appareils.

Une partie du processus de calendrier est la planification. Chacun de nous a ses propres rythmes naturels; certains d’entre nous sont des gens du matin; d’autres sont des noctambules. Vous vous connaissez; essayez de réserver des tâches professionnelles critiques lorsque vous êtes «prêt» et le plus alerte.

Il est également essentiel de prioriser vos tâches. Gardez votre liste de tâches courte – vous ne serez découragé par tout ce que vous n’avez pas accompli si vous avez une liste de 21 choses à faire. Identifiez les tâches les plus importantes et travaillez sur celles-ci en premier. Il y a de fortes chances que ce soient des activités génératrices de revenus qui ne peuvent être ignorées. Réalisez que lorsque vous vous concentrez sur vos principales priorités, des responsabilités quotidiennes plus petites et plus banales peuvent être négligées.

Examinez les tâches pour lesquelles vous n’avez pas le temps et décidez comment ou qui peut les aborder. Vous avez trois options principales: déléguer, automatiser ou externaliser.

Déléguer

De nombreux propriétaires de petites entreprises hésitent à déléguer à leurs employés parce qu’il est difficile de laisser partir leur «bébé», et vous pensez probablement que personne ne peut faire le travail aussi bien que vous le pouvez. Bien sûr, c’est absurde. Si vous confiez à vos employés des responsabilités qui étendent leurs compétences, vous en bénéficierez tous les deux.

Si l’idée de déléguer vous rend toujours nerveux, commencez par des tâches de faible valeur.

Automatiser

Utilisez des outils technologiques pour simplifier et automatiser toutes les tâches que vous pouvez faire. Découvrez les applications pertinentes et les solutions basées sur le cloud pour automatiser les tâches et activités répétitives. Les solutions CRM, par exemple, vous permettent de stocker des informations sur les prospects, les fournisseurs et les clients afin que vous ou vos employés puissiez les atteindre rapidement.

Créez des modèles de réponses aux questions courantes afin de pouvoir les couper et les coller dans une lettre, un mémo ou une réponse par e-mail.

Si vous travaillez dans le monde entier, utilisez des répondeurs automatiques de courrier électronique pour permettre aux personnes de différents fuseaux horaires de savoir dans quel fuseau horaire vous vous trouvez et à quel moment vous y reviendrez. Dites quelque chose comme: «Merci pour votre e-mail. Nous sommes dans le fuseau horaire XX et nous essaierons de vous répondre dans les 48 prochaines heures. « 

Les solutions qui peuvent être automatisées ne manquent pas, notamment la comptabilité, le courrier électronique, la gestion de projet, la prise de rendez-vous, la gestion de la base de données, le traitement des paiements, etc.

Les tâches exigeantes en main-d’œuvre et urgentes, comme la gestion de vos comptes fournisseurs et débiteurs, sont des candidats idéaux pour l’automatisation. Découvrez une solution comme Bill.com. Ils ont automatisé les processus de facturation et de paiement.

Sous-traiter

Lorsque vous trouvez des entreprises qui automatisent des tâches, envisagez de leur sous-traiter ces tâches. Non seulement cela vous fait gagner du temps qui peut être alloué à des activités qui génèrent des revenus, mais dans de nombreux cas, leurs systèmes ajoutent une couche de sécurité que votre entreprise n’a pas.

Bill.com peut créer des factures et facturer vos clients (en éliminant le risque d’erreur humaine) et également payer vos factures. Pensez au temps que vous et votre personnel économiserez en externalisant vos dettes et créances. Et comme le système est basé sur le cloud, vous pouvez accéder à vos informations partout où vous disposez d’une connexion Internet.

Un élément clé d’une sous-traitance réussie est de s’assurer que les outils automatisés que vous choisissez fonctionnent ensemble de manière transparente. Par exemple, Bill.com s’intègre à des solutions comptables telles que QuickBooks, Oracle NetSuite, Xero, Sage Intaact et d’autres applications financières comme Expensify et Tallie.

Le paradoxe de la vie d’un entrepreneur est que plus votre entreprise se développe, plus vous devrez probablement déléguer, automatiser et externaliser de tâches et de responsabilités. Vous voulez donc trouver des solutions cloud simples et efficaces qui vous libèrent du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur les emplois qui vous rapportent de l’argent.

Bill.com fait tout cela. Essayez-le, sans risque dès aujourd’hui!

Image: Depositphotos.com


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Nicolas